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5장 사무일반

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2-5-04 문서보관․보존규정
이름 : 관리자 | 작성일 : 2012.04.03 17:26 | 조회수 : 2110

문서보관․보존규정

 

제      정 : 1998.03.11
최근개정 : 2001.09.19

 

제 1 장  총   칙

제1조(목적) 이 규정은 목원대학교 문서규정에 의하여 완결된 문서의 편철 및 보관․보존의 방법과 절차를 정하여 문서처리의 신속과 정확을 기함을 목적으로 한다.
제2조(적용범위) 본 대학교의 모든 문서의 편철, 보관ㆍ보존 및 폐기는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에 따른다.
제3조(완결문서 처리 원칙) 완결된 문서는 문서 년도 별로 일자 순으로 학년도별로 편철보존 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 학위수여대장 및 예규 문서는 누년 편철할 수 있고 예규 중 변경이 있는 것은 보완, 수정하되 삭제된 것은 이를 보존하여야 한다.
제4조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
   1. 문서주관과라 함은 교내의 문서수발 사무를 주관하는 과를 말한다.
   2. 문서주무과라 함은 문서내용의 처리를 주관하는 각과를 말한다.
   3. 집중관리라 함은 각과에서 처리 완결된 모든 문서를 과 단위로 문서 주관과에서 일괄 집중하여 보관ㆍ보존하는 것을 말한다.
   4. 분산관리라 함은 과 단위로 문서 주무과에서 처리 완결된 모든 문서를 일괄하여 보관ㆍ보존 하는 것을 말한다.
   5. 보관이라 함은 문서의 처리완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.
   6. 보존이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을말한다.
   7. 이관이라 함은 보관중의 분서를 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 소정의 보존 주관처에 인계하는 것을 말한다.
제5조(보존기간) ① 문서의 보존기간은 6종으로 구분한다.
   1. 영구보존문서(1종) : 규정류 및 영속적인 성질의 문서로서 영구히 증거 또는  참고의 필요가 있거나 중요한 연혁을 증명하는 인ㆍ허가증과 같은 서류
   2. 준영구보존문서(2종) : 1종에 속하지 아니하는 문서로서 영구적으로 보존할 필요는 없으나 10년 이상 보존할 필요가 있는 문서로서 개개 문서의 성질에 따라 특정 기간을 정할 문서
   3. 10년 보존문서(3종) : 1, 2종 문서에 속하지 아니하는 문서로서 6년 이상 10년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서
   4. 5년 보존문서(4종) : 전 각 호에 속하지 아니하는 문서로서 예산 및 결산 등의 관계문서와 후일에 장기간 증거 또는 참고가 될 문서로 4년 이상 5년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서
   5. 3년 보존문서(5종) : 전 각 호에 속하지 아니하는 문서로서 각종 증명서의 발급관계 문서와 주요업무계획 관계문서 등 2년 이상 3년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서
   6. 1년 보존문서(6종) : 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서 및 기관간의 단순한 자료 요구와 업무연락, 통보, 조회 등 1회로서 완결되는 성질에 속하는 문서로서 후일에 참고할 필요가 없는 문서
② 문서의 종류별 보존기간은 별지 제1호 서식의 문서보존기간 예시표에 의한다.
제6조(보존기간변경) 문서 주무과는 총장 또는 부서장의 승인을 얻어 보존된 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.
제7조(기산) 보존기간은 처리완결의 다음 학년도 3월 1일부터 기산한다.
제8조(문서관리단위) ① 각 부서의 장은 기관의 규모의 대소, 문서의 발생량 및 성질에 따라 집중관리 또는 분산 관리를 실시하여야 한다.
② 전 항의 집중관리 단위에는 관리전담자를 두고 분산관리 단위에는 관리담당자를 지정하여야 한다.

 

제 2 장  편철․보관

제9조(분류) 처리 완결된 문서는 문서 주무과에서 기능별로 분류한다.
제10조(1건철) 문서는 매 안건마다 그 발생 경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 표지를 사용하여 1건으로 합철한다.
제11조(보관철의 사용) ① 1건 철이 된 문서를 보관할 때에는 별지 제1호 서식에 의한 보관철 또는 흑표지를 사용한다. 다만, 특별한 경우의 문서는 그 규격에 따라 적절한 보관철을 사용할 수 있다.
② 보관철 문서의 매수는 200매를 기준으로 함을 원칙으로 한다.
제12조(보관철 설정 원칙) ① 보관철의 설정은 문서분류 기준으로서의 기능별 및 보존기간 별로 설정하여야 한다.
② 보관철의 설정된 수가 많아서 번잡할 경우에는 문서 발생량과 성질에 따라 상위 기능으로 통합하여 보관철을 설정하되 보존기간별로 구분하여야 한다.
제13조(편철방법) 완결된 1건문서는 보관철의 조견표가 있는 면에 완결일자 순으로 최근 문서가 위쪽으로 올라오도록 철하고 그 반대면에 별지 제2호 서식에 의한 색인 목록을 붙인다.
제14조(색인목록) 색인목록에는 1건문서가 최종적으로 완결된 완결문서의 건명을 기재한다. 다만, 최종적으로 완결된 문서의 건명으로 1건문서의 내용이 불분명할 때에는 부제목을 같이 기재한다.
제15조(문서의 매수 표시) 보관철 내 문서의 매수표시는 문서하부한계선 좌측에 기입한다.
제16조(부제목의 설정 요령) 1건 철의 문서량이 많거나 같은 기능의 문서량이 많아 1개 보관철에 철할 수 없을 경우에는 지역별, 인명별, 기구별, 월별 등으로 구분하여 별개의 보관철에 분할하여 철하고 부제목을 기입한다.
제17조(특수문서의 보관) 첨부물로 되는 책자, 인쇄물 또는 보고자료 등으로 보관철에 합철하기 곤란할 경우에는 표면에 관리번호, 분류기호, 관계문서의 제목, 연월일, 보존기간을 기재하여 별도 보관하되 이 경우 별지 제3호 서식에 의한 특수 규격 문서관리대장에 등재하여야 한다.
제18조(서류함) 완결된 문서는 서류함(화일 캐비넷 또는 이에 준 하는 것을 말한다)에 보관한다.
제19조(배열) ① 서류함속에 보관철 배열을 문서분류 순으로 조견표의 기재사항이 한 번에 볼 수 있도록 하여야 한다.
② 서류함속에 별지 제4호 서식에 의한 보관철 색인표를 부착하여야 한다.
제20조(미결문서의 보관) ① 미결문서는 업무담당자별로 미결문서 보관철에 1건으로 가철하여 완결될 때까지 지정된 서류함에 보관한다.

 

제 3 장  인계 및 이관

제21조(인계 및 이관) 1건 철이 완결된 문서는 별지 제5호 서식에 의한 완결문서 인계부에 의하여 문서주관과에 인계하여 보존하게 한다. 다만, 수시로 열람의 필요가 있는 보관철은 3년까지 문서 주무과 별로 보존할 수 있다.
제22조(인계 이관 목록) 보존문서를 인계, 이관할 때에는 별지 제6호 서식에 의한 보존문서 인계이관서 2부를 작성하여 1부는 수령인을 받아 자체 문서 주무과에서 보관하고 1부는 이관문서에 첨부 문서 주관과에 이관한다.

 

제 4 장   보      존

제23조(보존) 모든 보관철은 년도 별, 분류번호별, 보존기간별로 지정된 장소에 보존하여야 하며 보관철의 현황을 파악하기 위하여 별지 제7호 서식의 보존문서 기록대장에 기재하여 비치하여야 한다.
제24조(문서의 마이크로필름 수록) ① 전조 제5조 제1항 1, 2에 의거 원본을 마이크로필름으로 수록하여 보존할 필요가 있는 문서는 별지 제8호 서식에 의하여 촬영 문서목록을 작성한다.
② 문서는 필름에 수록하는 때에는 총무처장이 필름문서 촬영책임자(이하 “촬영책임자”라 한다)를 지정하여야 하며, 그 수록은 따로 마련된 장소에서 행하여야 한다.
③ 총장은 촬영문서 목록 및 촬영대상 문서를 첨부한 별지 제9호 서식의 촬영지시서를 촬영책임자에게 송부하여야 한다.
④ 문서 주관과는 별지 제10호 서식의 마이크로필름 문서 기록대장을 비치하고 필름 문서의 촬영, 검사 등의 현황을 기록 유지하여야 한다.
⑤ 필름은 안전한 방법으로 관리하여야 하며, 그 관리에 필요한 세부사항은 따로 정한다.
⑥ 필름은 당해 문서의 보존기간까지 보존하여야 한다.
제25조(점검 및 소독) 관리전담자 또는 관리담당자는 년1회 이상 보존문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존 상태를 확인하여야 하며, 보존문서의 변질, 충해 등을 방지하기 위하여 소독을 실시하여야 한다.

 

제 5 장  대여 및 열람

제26조(보관철의 대출) 보관철의 대출은 별지 제11호 서식에 의한 대출기록부에 기재한 후 대출한다.
제27조(대출기간) 대출기간은 7일 이내로 하며, 7일을 초과할 때에는 그 기간을 갱신하여야 한다.
제28조(문서의 열람 및 복사) ① 관계문서 주무과에서는 주관과에 보존 중인 문서를 열람 또는 복사할 수 있다.
② 전항의 경우 별지 제12호 서식에 의한 보존문서 열람대장에 기재한 후 열람한다.
③ 외부인이 문서 주관과에 보존 중인 문서를 열람 또는 복사하고자 할 때에는 그 사유가 정당한 때에 한하여 문서 주관과의 장의 허락을 받아야 한다.

 

제 6 장  폐     기

제29조(원본 보존과 사본의 폐기 결정) ① 교내에서 왕복하는 문서는 문서 주무과에서 원본만을 보존하고 시행문을 배부 받은 부처에서는 그 처리를 완결한 후 폐기할 수 있다.
② 전항의 규정에 의하여 문서를 폐기 결정할 때에는 처리완결 여부를 확인하고 보관문서대장 비고란에 폐기 결정 년, 월, 일자를 기입한 후 폐기 절차를 밟아 폐기한다.
제30조(보존기간 경과문서의 폐기) 보존기간이 끝난 문서는 보존문서 기록대장에 붉은색 글씨로 폐기일자를 기입한 후 부서장의 결재를 얻어 폐기하여야 한다.
제31조(폐기표시) 폐기되는 문서에는 별지 제13호 서식에 의한 폐기 일을 날인하여야 한다.
제32조(폐기 문서의 인계) ① 제21조 및 제22조의 규정에 의하여 인계된 보존 문서의 폐기는 문서 주관 과에서 폐기한다.
② 문서 주무 과에서 보관하고 있는 문서를 폐기하고자 할 때에는 문서주관과에 이관하거나 또는 협의하여 폐기한다.
제33조(재생) 폐기문서는 비밀문서 또는 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 아니하고 재생 활용할 수 있도록 한다.


부          칙

(1) 이 규정은 1998년 3월11일부터 시행한다.
(2) 이 개정규정은 2001년 9월19일부터 시행한다.

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