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5장 사무일반

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2-5-03 문서규정
이름 : 관리자 | 작성일 : 2012.04.03 17:25 | 조회수 : 2275

문 서 규 정

제      정 : 1998. 03. 11
최근개정 : 2001. 09. 19

 

제 1 장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 목원대학교(이하“본교”라 한다)의 문서작성, 처리절차 및 통제에 관한 사항을 규정함으로서 문서처리의 능률화와 통일을 기함을 목적으로 한다.
제2조(적용범위) ① 이 규정이 정하는 공문서(이하 “문서”라 함)의 작성과 처리는 법령, 정관 및 본교 제 규정에 따로 규정된 것을 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.
② 비밀문서의 작성과 관리에 관하여는 보안업무 규정에 의하여 처리한다.
제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
   1. “공문서”라 함은 학교법인 감리교학원 정관 제7장 제2절의 모든 부서 상호간 또는 대외적으로 공무상 작성 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름 및 슬라이드를 포함 한다) 및 이들 부서에서 접수한 모든 문서를 말한다.
   2. “기관기호”라 함은 행정사무의 표준화를 위한 기관별 약호를 말한다.
   3. “학년도별 일련번호”라 함은 학년도별로 구분하여 매 학년 새로 시작하는 일련번호로서 학년도 표시가 없는 번호를 말한다.
   4. “학년도 표시 일련번호”라 함은 학년도 표시와 학년도별 일련번호를 붙임표 (-)로 이은 번호를 말한다.
   5. “결재권자”라 함은 총장으로부터 결재권을 위임받은 자를 말한다.
   6. “누년 일련번호”라 함은 년도 구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호를 말한다.
제4조(사무처리) 공적인 업무 처리는 문서로 하는 것을 원칙으로 한다.
제5조(문서의 종류) 문서의 종류는 다음과 같이 분류한다.
   1. 법규 문서는 법령, 정관, 학칙 및 본교의 제 규정 등에 관한 문서를 말하며 조문형식에 의하여 작성하고 누년 일련번호를 사용한다.
   2. 지시문서는 발령, 훈령, 예규, 지시 및 일일명령 등 총장 또는 상위직 부서장이 하위직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서 등을 말하며 그 구체적인 성질은 다음과 같다.
     가. 인사 문서(발령문서)란 신규 채용, 승진, 승급, 전보, 강임, 휴직, 직위해제, 복직, 면직 및 파면 등을 통고하는 증서 및 그에 관한 인사에 관계되는 모든 문서를 말한다.
     나. 훈령이란 하급기관에 대하여 상당한 장기 기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지휘하거나 감독하기 위하여 발하는 명령으로서 조문 형식 또는 별지 제1호 서식의 시행문 형식에 의하여 작성하고 누년일련번호를 사용한다.(예 : 훈령 제5호)
     다. 지시란 학교 당국이 부속 기관을 포함한 교내 각 부서에 대하여 개별적이고 구체적으로 발하는 명령으로서 시행문 형식에 의하여 작성하고, 학년도 표시 일련번호를 사용한다.(예: 지시 제1997-2호)
     라. 일일명령은 당직 일직 숙직 출장 . ( , ), , 시간외 근무 및 휴가 등의 일일 업무에 관한 명령으로서 시행문 형식 또는 별지 제2호 서식의 회보 형식 등에 의하여 작성하고 학년도별 일련번호를 사용한다.
     마. 예규는 행정사무의 통일을 기하기 위하여 반복적 행정사무의 처리 기준을 제시하는 전 각목의 이외의 문서로서 조문 형식 또는 시행문 형식에 의하여 작성하고 누년일련번호를 사용한다.(예: 예규 제6호)
   3. 공고문서는 공고 또는 광고 등 일정한 안내 사항을 교직원, 학생 및 일반인에게 널리 알리기 위한 문서로서 학년도 표시 일련번호를 사용한다.(예: 공고 제1997-10호)
   4. 학적관계 문서란 졸업생과 재학생의 신상 기록과 학적 및 성적을 기록한 문서나 입학관계문서를 말한다.
   5. 연구 문서란 본교에서 행하는 각종 조사 연구 및 분석의 보고 내지 발표에 관한 문서를 말한다.
   6. 일반 문서는 전 각 호에 속하지 아니하는 문서를 말하며 다음과 같이 구분한다.
     가. 외부 문서란 본교에서 외부로 발송하고 접수되는 문서를 말한다.
     나. 내부 문서란 본교 내부에서의 상하 또는 횡적 부서간의 지시, 의견, 조회, 협조, 제안, 보고 및 명령 등에 관한 문서를 말한다.
     다. 전언 통신문이란 본교 내외의 기관 및 각 부서간의 긴급하고 경미한 사항을 전화 또는 인편이나 기타의 통신망에 의하여 수발되는 문서로서 일반문서와 동일한 성격을 갖는다.
     라. 기타 문서는 서식이나 특수 간행물은 전 각목 및 항의 문서에 해당되지 않는 문서를 말한다.
제6조(문서의 성립과 효력 발생) 모든 문서는 다른 규정에 특별한 규정이 없는 한 당해 문서의 결재권자가 결재함으로서 성립되고 수신자에게 접수됨으로서 효력을 발생하는 것을 원칙으로 한다.

 

제 2 장 문서의 형식

제7조(서식화) 모든 문서는 규정된 서식에 의함을 원칙으로 한다.
제8조(용지의 규격) 문서의 용지는 도면, 통계표, 증명 서류 및 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는 한국 공업규격 A4용지(210mm×297mm)를 세워서 쓰는 것을 원칙으로 한다.
제9조(용지의 여백) 문서는 용지의 상부로부터 3㎝, 왼쪽으로부터 2㎝, 오른쪽 및 아래로부터 각각 1.5㎝의 여백을 둔다.
제10조(문서의 용어) ① 문서는 한글로 띄워서 가로로 쓰되 표준말을 사용함을 원칙으로 하며, 간결하고, 명료하여야 하고 본문이 끝나기까지 행을 비울 수 없다. 다만, 연구문서, 법규 문서 및 계약서 등에는 필요에 따라 한다. 또는 외래어를 사용할 수 있다.
② 외래어는 한글로 쓰는 것을 원칙으로 하되, 특별한 경우에는 예외로 한다.
③ 문서의 사용하는 숫자는 아라비아 숫자로 하고 연월일은“년, 월, 일” 글자를 생략하고 숫자로 점을(.) 찍어 표기(예:1998. 3. 1)하며, 시간은 24시각제로“시․분”글자를 생략 하고 두 점(:)을 찍어 구분(예: 오후 4:30-16:30)한다. 다만, 유가증권 및 문서에 금액을 표시할 때에는 한글로 표시한다.[예: 금1,870,290원(금일백팔십칠만이백구십원)]
제11조(문서의 항목) ① 문서의 항목은 2 이상의 항목으로 내용을 구분 작성 시 항목 구분 번호를 다음과 같이 순차적으로 표시한다.
   1. 첫째 항목의 구분은 1., 2., 3., 4...로 나누어 표시한다.
   2. 둘째 항목의 구분은 가., 나., 다., 라... 로 나누어 표시한다.
   3. 셋째 항목의 구분은 (1), (2), (3), (4)...로 나누어 표시한다.
   4. 넷째 항목의 구분은 (가), (나), (다), (라)...로 나누어 표시한다.
   5. 다섯째 항목의 구분은 1), 2), 3), 4)...로 나누어 표시한다.
   6. 여섯째 항목의 구분은 가), 나), 다), 라)...로 나누어 표시한다.
   7. 제2호 및 제4호와 제 6호의 경우에 하, (하), 하) 이상 계속될 때에는 거, (거),거), 너., (너), 너),...로 나누어 표시한다. 다만, 항목이 하나인 경우에는 항목 구분 번호를 사용하지 아니한다.
② 첫째 항목 부호는 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작하고, 그 다음 항목부터는 바로 앞 항목의 위치로부터 2타(즉, 영문, 숫자로 2자, 한글로는 1자)씩 오른쪽에서 시작하고 항목 부호와 2 항목의 내용 사이에는 1타를 띈다.
③ 외부 문서나 상서 문서에는 경어를 사용하고, 기타 문서는 불손한 감을 주지 않는 범위 내에서 경어를 생략할 수 있다.
제12조(색채) 도표와 특별한 경우 이 외의 문서는 신문용지의 갱지를 사용하고, 기입하는 글자의 색채는 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 수정 또는 주의 표시를 할 때에는 붉은색을 사용할 수 있다.
제13조(수정) 문서의 글자 및 내용의 일부를 수정, 삽입 또는 삭제할 때에는 수정할 글자 중앙에 가로로 붉은색으로 두선을 긋고 그 위 부분에 원안의 글자를 알 수 있도록 푸른색 또는 검정색으로 삭제 또는 수정하고 삭제자 또는 수정자가 삭제 또는 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 곳에는 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 한다.
제14조(간인) 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서와 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서에는 앞 뒷장의 연결 부분에, 기안문은 결재권자가 별표1과 같은 간인용 결재 인으로 시행문은 문서 통제관이 관인으로 날인한다.
제15조(면 표시) ① 문서가 두 장 이상으로 이루어질 때에는 문서의 하단 중앙에 전체면의 수와 그 면의 일련번호를 기입하고(예: 5-1, 5-2, 5-3,...) 둘째 장부터 문서 상단 좌측 에 분류기호와 우측에 시행 연월일을 기입한다.
② 첨부 서류에는 면의 표시를 따로 하여 전면의 수는 생략하고 일련번호만 기입한다. (예:1, 2, 3,...).
제16조(문서에 대한 표시) ① 문서 내용을 결재권자가 스스로 처리하거나 결재권자가 반드시 알아야 할 문서에는 별표2와 같은“관리통제”의 표시를, 그리고 신속히 전달되거나 처리되어야 할 문서에는 별표3과 같이 붉은색으로 “지급”의 표시를, 시행문 일 때는 문서번호 상단에, 봉투에는 표면 여백에 한다.
제17조(첨부물의 표시) 문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고 서류, 기타 물품이 첨부 될 때에는 본문이 끝난 다음 줄에 첨부물의 명칭, 수량 등을 표시하되 첨부물이 두 가지 이상일 때에는 항목 표시를 한다.
제18조(문서의 구성) ① 문서의 구성은 다음과 같이 두문, 본문, 결문으로 구성한다.
   1. 두문은 발신기관명, 문서번호, 시행일자, 보존기간, 수신 란 등으로 한다.
   2. 본문은 제목과 내용 및 첨부로 한다.
   3. 결문은 발신 명의 및 수신처란으로 한다.
   4. 전언 통신문은 두문과 본문으로 구성하며, 두문에 발신자 명의를, 본문에 송수신 시간과 송수신자의 직위와 성명을 포함한다.
② 문서번호는 기관 기호, 분류 번호 및 문서 등록 번호로 구성하며 수신 란은 경유, 수신 및 참조로 나누되 수신 기관이 개인일 경우에는 성명을, 기관, 단체일 경우에는 기관장 명의를 기재하고 수신 기관이 둘 이상일 때에는 수신 란에 “수신처 참조”라 쓰고 발신 명의 왼쪽 아래에 수신처란을 설정하여 수신처 기관명 또는 수신처 기호를 표시한다.
제19조(분류 기초와 문서 번호) ① 문서의 분류 기호는 기관 기호와 분류 번호 및 문서 번호로 구성하며 기관기호는 과 및 부속, 부설기관 단위로 부여하고 분류 번호는 정부 공문서 분류번호에 의한다.
② 교내 각 부서의 기관기호 및 수신처 번호는 별표4와 같다.
③ 문서번호는 매 학년도별 일련번호로 한다.
제20조(끝 표시) ① 문서의 본문이 끝났을 경우에는 한자 띄고“끝”자를 표시하고 첨부물이 있을 경우에는 본문에서 줄을 바꾸어“첨부”의 표시를 하고 첨부물의 순위와 명칭 부수를 표시한 후 1자 띄고“끝”표시를 한다.
② 본문 또는 첨부물 표시 문이 오른쪽 한계선에서 끝난 경우에는 다음 줄 왼쪽 기본선에서 1자 띄고“끝”표시를 한다.
③ 연명부 등의 서식을 작성할 때에 기재사항이 중간에서 끝날 경우에는 기재 사항의 마지막 글자 다음 줄에“이하 빈칸”표시를 하고 서식의 마지막란까지 작성되는 경우에는 서식의 란 밖의 아래 오른쪽 끝에“끝”표시를 한다.
제21조(발신 명의) ① 외부 문서는 총장(규정에 의하여 행정 권한이 위임 또는 위탁된 경우에는 그 위임 또는 위탁을 받은 자) 의 명의로 발신한다.
② 교내 각 부서의 상호간에 수발되는 내부 문서는 부서별 결재권자의 명의로 발신한다.
③ 제안 문서에는 개인 명의로 할 수 있다.
제22조(직인 계인 및 철인의 사용) ① 각종 증빙서류에는 직인을 사용하고 외부 문서(전신에 의한 발신 문서 제외)에는 직인을 발신자 명의 성명 끝 자가 직인의 중앙에 위치하도록 날인한다. 다만, 경미한 내용이나 동일 문서의 부수가 많은 것은 문서 상단 중앙에 별표5와 같은 직인 생략 표시를 하고 직인을 생략할 수 있다.
② 내부문서 중 직인이 없는 직위에 있는 자는 발신자명 위에 서명 또는 발신자명 끝 자 위에 날인으로 할 수 있다.
③ 학적 관계 증명서, 교직원 신분증, 학생증 등은 직인과 철인을 겸용한다.
④ 주관 부서는 직인 날인 기록부를 비치한다.
⑤ 본 대학교 직인을 포함한 본 대학교에서 사용하는 인장의 사용 및 관수에 관하여는 따로 정한다.

 

부          칙

(1) 이 규정은 1998년 3월 11일부터 시행한다.
(2) 이 규정 시행 당시 보존 중인 종전의 인쇄된 서식 각인 및 재단된 용지는 이를 전부 사용할 때까지 이 규정에 의해 서식 및 규격과 병용한다.
(3) 이 규정에 의한 규정되지 아니한 사항에 대하여는 정부 공문서 규정에 의한다.
(4) 이 규정은 2001년 9월 19일부터 시행한다.

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